中国科学院大学艺术中心资料档案室管理制度

  • 朱寅君
  • 日期:2020-09-26
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一、档案工作基本原则

1、艺术中心资料档案室是在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的备案的储存室。储存已处理完毕的、具有查考作用和保存价值的文字、图表、声像等不同载体的、经过立卷归档的文件材料;储存在艺术创作研究、理论研讨、作品展示、国际交流等艺术活动中形成的各种载体的、各学科、各专业和个人的艺术资料。

2、资料档案的整理归纳工作是艺术中心的重要基础工作之一,也是衡量艺术中心教育质量和管理水平的一个重要标志,资料档案工作应是艺术中心评估的重要内容之一。

3、必须实行集中统一管理,以确保艺术中心资料档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

4、严格实行分类立卷归档制度。

5、逐步实现档案工作现代化管理的转变,采用先进管理技术手段,大力开发档案信息资源,满足各项工作的需要。

二、档案工作规章制度

艺术中心的档案管理工作由一名中心领导和行政办公室行政秘书负责。实施专人兼管,随事业发展逐步完善。

1、档案的立卷、征集、验收、分类、整理、编目制度

(1)档案立卷工作是档案管理的基本的常态工作。

(2)需对归档范围以外的、能反映艺术中心历史面貌、有考查保存价值的文档文物,及时了解、征集。

(3)对移交的档案,逐卷验收、办理移交(接收)手续。对不合格的案卷责成其限时改正。

(4)对接收的档案,按《高等学校档案实体分类法》分类并逐卷登记。

(5)依据档案分类,编写案卷档号并整理入库上架。

(6)编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录等档案检索工具。

2、档案保管制度

(1)档案库房是保护档案安全和保管档案的场所,应符合有关建筑和保管要求,对不合要求的应逐步改造。

(2)案卷入库时检查帐、物是否相符。按不同门类载体、依档号顺序排列。

(3)库房柜架编顺序号,案卷依档号顺序排放,室内有档案资料存放标志图、示意图。

(4)对档案的安全定期检查,发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

3、档案保密制度

(1)严格执行《保密法》,遵守《保密守则》,对涉密的档案内容不得外泄。

(2)对接收的档案进行密级确定,妥善存放。

(3)加强密级档案管理,保证存放地点安全,非档案人员不得进入档案室。

(4)离开办公室锁门,下班前切断电源,关好门窗。